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关于进一步加强我院科研经费管理的通知

  作者: Marshal      来源: 湛江实验站  日期: 2012-03-19   点击:        打印  ] 我要分享

 

              热科院监〔2012〕60号   关于进一步加强我院科研经费管理的通知   各单位: 2012年1月11日,监察审计室组织召开了我院科研经费管理专题会议,院领导雷茂良书记、欧阳顺林副书记和张万桢副院长出席会议并做重要讲话,科技处、财务处和资产处等机关职能部门领导参加了会议。会议重点分析了我院各单位在科研经费及科技收入管理过程中存在的问题,特别是对专用材料采购、验收、使用、库存管理和科研收入中的科技产品以及阶段性成果的管理中存在的问题进行了深入的分析,并提出了切实可行的整改意见。 加强科研经费管理是科研单位加强党风廉政建设的重要方面,各单位领导要提高认识,对其予以高度重视,科研人员也要加强自身管理,确保廉洁自律,有效预防科研领域的违规和违法犯罪行为。 同时,要从根源上解决科研经费管理中存在的各项问题,在申报项目时,就要做好立项前的准备工作,根据本研究所的发展定位及研究方向确定选题,避免重复立项;要加强项目的过程管理和检查,对项目产生的各种成果要进行入库管理;要做好内部控制,尤其是完善分级授权审批制度;财务和科研人员要认真学习财政部、科技部、农业部等部委制订的各类科研项目经费管理办法,并加强相互之间的沟通与联系。 现将《中国热带农业科学院科研经费管理存在的问题及建议》印发给各单位,请各单位应根据会议的精神以及要求,开展本单位的科研项目经费大检查行动,要针对存在的问题及建议,认真自查自纠,采取有力措施,坚决整改,管好用好科研经费,提高科研经费的使用效益。 请各单位于2012年4月20日前将相关自查材料(附表1至附表6)报监察审计室,今后,各单位应将此项工作作为日常工作来抓;2012年5-6月份,监察审计室将与科技处、财务处、资产处组成联合督导组到各单位进行检查与指导。   附件:中国热带农业科学院科研经费管理存在的问题及建议                                                                   〇一二年三月一日 附件: 中国热带农业科学院科研经费管理存在的问题与建议 通过2011年的各类审计以及对2009年以来审计报告意见整改检查,我室对审计中发现的主要问题和潜在的风险进行了归纳汇总,其中有些具有普遍性和典型性,如:科研经费管理不规范,资金使用严重浪费,科研成果管理不到位,专用材料采购、领用和保管存在严重的漏洞;内部控制制度建设不完善等。现针对科研经费管理中存在的问题,提出规范管理建议如下: 一、科研经费内部控制不够健全,制度执行不到位 国家针对不同的科研项目都有具体的经费管理办法,如基本科研业务费、“863”计划、国家自然科学基金、国家基础研究重点项目等都有具体的管理办法,但各单位在经费使用上,却没有按相关的制度执行,从而导致科研经费使用上存在不合理行为。如:在课题项目中支付奖金及加班费、将院拨付的某课题的专项经费冲减事业支出的岗位津贴、在课题中支付年终一次性奖金、将与课题无关的各种费用在课题经费中列支等违规行为。 建议:各单位应该建立健全科研经费内部管理制度,财务人员和科研人员要认真学习国家各类科研专项经费管理办法的内容,做到专款专用,不得挤占、挪用、截留。 二、专用材料的采购、验收、使用、保管存在严重的漏洞 专用材料在我院科研项目经费中占比例较大,平均高达49%,最高的占用比例高达70%。但各单位没有对采购的专用材料后续验收、领用、结存建立严格的管理制度,也未能对采购材料采取定期盘点和账实核对,而是直接入库、报销、出库,有的单位甚至采购人、验收人、使用人都是同一个人,从而可能导致套取科研经费、私设“小金库”的潜在风险,并给我院科研、管理人员带来违法犯罪的个人风险,甚至可能会影响到我院科研事业的发展。 采购环节方面:采购方式缺乏可比性。由于在科研项目中大多数的专用材料采购金额都没有达到政府采购规定的标准,各单位都采用自行采购方式进行采购,正是由于这种原因,在采购过程中存在较多的漏洞。经审查,大多数单位均通过课题组成员自行进行采购或直接与一家供应商进行采购,没有采购过程的详细记录。即使极少部分通过三家以上的供应商参加议价,但没有供应商原始的报价单(加盖公章),没有供应商代表的签名或不能到场的有关记录,更没有本单位采购小组采购过程的详细记录等。 验收环节方面:由于各单位没有对以上专用材料进行库存管理,所以在专用材料的验收环节,只是形式上的验收,有的甚至是采购人和验收人为同一个人,容易造成实际采购与计划申报采购材料的数量及金额不符,普遍存在缺乏监管机制。 领用和结存环节方面:这是专用材料管理最为关键的环节,也就是所说的后续管理工作,由于在采购环节只是作静态处理,即采购报销入帐时已经直接做为一次性支出处理,没有在账簿中反映材料的动态购置、使用和结存过程。所以,各单位基本上都没有做专用材料的领用和结存这项后续管理工作。由于一次性购买的专用材料金额较大、数量较多,在使用中不可能一次性用完,这就必然形成一定数量的库存专用材料游离在有效的监控范围之外,容易造成采购人员虚假采购、领用人员也可能再次出售谋取私利,有可能给单位造成较大的经济损失。 建议:第一,各单位要进一步完善其有关财产保护的内部控制制度,明确请购、审批、购买、验收、付款等各环节职责、权限,建立专用材料收发结存各环节的管理制度,尤其要加强对大额采购的管理;第二,年度采购数额较大的单位,应建立专用材料分批集中采购制度,由单位统一组织政府采购;第三,财务部门应对专用材料建账(辅助账)核算,加强财务监管及会计系统控制;第四,定期对专用材料进行盘点,并形成书面盘点记录。 三、违规发放劳务费、专家咨询费 各单位存在超预算发放劳务费、专家咨询费的现象,有的甚至超出劳务费预算一倍以上;劳务费、专家费发放不是直接发放到劳动者和专家提供的个人账户上,而是由课题组人员统一代领再转发,有的甚至在财务记录中没有领取人领取的签名记录,这就存在着套取劳务费的风险;还有多个单位存在没有按规定代扣代缴个人所得税的现象,存在税务风险。 建议:各单位要严格执行劳务费和专家咨询费的预算,劳务费一定要直接发放到劳动者个人帐户或由本人签收,坚决杜绝套取劳务费的行为,同时按规定代扣代缴个人所得税。 四、存在结题不结账或不及时结题,导致科研经费沉淀闲置、长期挂账 在审计中发现,有些单位为了资金的使用方便,将已经结题的项目经费长期挂在往来账或合同预收款上,此类情况多数发生在横向科研课题经费上,个别单位挂账额度较高,而且有些单位仍然允许在已经结题的项目中支付各项费用。 建议:各单位要组织一次课题结余经费大清理,按规定及时结转项目结余经费。 五、科技产品收入管理不到位,缺乏内部监控 各研究所在使用财政资金资助的科研项目或横向课题研究过程中,会产生一些可销售的阶段性成果或科技产品,如苗木、水果等,但对这些阶段性成果或科技产品如何管理,特别是销售、存货方面的管理,大多数单位在财务核算上没有对各阶段性成果或科技成品建立材料账或备查账,财务部门仅凭各课题组交来的现金或购买单位转来的销售款以及发票和合同入账并作为销售收入,实际上真正销售多少、销售货款是否全部上缴财务、基地里还存有多少可销售苗木或仓库里还有多少可销售的科技产品等环节无账可查,严重缺乏监督,容易造成管理上的漏洞;而且大量存在的现金交易也容易导致形成“小金库”,具有很大的潜在风险。 建议:各单位建立健全科技收入管理办法,特别是对阶段性科技成果和科技产品在生产、销售和结存环节上要制订完善的内部控制制度,堵住管理漏洞;同时设置辅助账进行财务核算,定期或不定期进行清查、盘点,做到帐实相符、账帐相符,防止国有资产流失。   六、科技人员不熟悉财经纪律,缺乏与财务人员的沟通 在审计中发现,科技人员在开展科研项目研究过程中,只重视项目的研究工作,却很少对所涉及到的项目相关的财务制度、规定等管理办法进行学习,也缺乏与财务人员的沟通,不能全面了解项目资金的使用情况。 建议:第一,加强科技人员财务业务学习及培训,科技人员要全面了解其涉及到的相关财务知识,避免发生违反财经纪律的行为。同时,科技人员也要经常与财务人员沟通,及时了解本人负责的课题经费的使用情况。第二,财务人员在不断提高自身综合业务素质的同时,要有责任心,认真履行职责,严格把关,主动与科技人员沟通与联系,及时掌握各项科研经费的使用情况。 对于以上问题及建议,希望各单位在财务管理工作过程中加以重视,不断提高我院财务管理水平,确保我院科研经费的合法合规、高效利用,促进我院科研工作再上一个新台阶。                                                           主题词:科研经费 管理 通知 热科院办公室                     2012年3月1日印发 (共印10份)