各单位、各部门：

现将《中国热带农业科学院科技档案管理办法》印发给你们，请遵照执行。

中国热带农业科学院

2017年6月28日

中国热带农业科学院科技档案管理办法

第一章  总则

第一条  为加强我院科技档案的建档工作，提高科技档案管理水平，保证科技档案质量，充分发挥科技档案在科研、管理中的作用，根据《科学技术研究档案管理暂行规定》、《科学技术档案工作条例》、《科学技术研究课题档案管理规范（DA/T2-1992）》等规定，结合我院实际，制定本办法。

第二条  本办法所指的科研档案是指在我院院属各单位、各部门、各平台、各附属机构承担的科技项目（课题）在研究准备、研究实验、鉴定验收、成果评价、奖励申报、推广应用等过程中形成的、具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。

本办法所称的科技项目包括国家、各部委、各省区、各市县来源的纵向科技项目，相关部门、企业委托研发的横向科研项目，及各单位自行设立的科技项目。

第三条  科技档案工作是科研活动的重要环节，是科学技术研究活动的真实记录和重要的科技信息资源，坚持集中统一管理的原则。任何单位和个人不得将科技档案据为己有或者拒绝归档。

第四条  科技档案工作是科研管理的重要组成部分，各单位务必高度重视科技项目档案的建设与管理工作，将科技档案工作纳入到本单位科研规划、科研管理制度与有关人员的职责范围，并与计划管理、项目管理、成果管理紧密结合，设置专（兼）职科技项目档案管理人员，及时收集整理科技项目文件资料与入档，确保每项科研活动归档文件材料的完整、准确、系统和安全。建立健全科研文件材料的形成、积累、整理和归档制度，并在工作经费、场地、设备等工作条件上给予保证。

第五条  科研工作和建档工作实行“四同步”管理。即：下达科研任务应当与提出科研文件材料归档要求同步，检查科研计划进度与检查科研文件材料积累形成情况同步，评审、鉴定、验收科研成果与审查、鉴定、验收科研档案材料同步，上报登记、评审奖励科技成果与出具专题归档情况证明材料同步。

第六条  建立职责明确的科技档案建设和管理体系。院科技处负责科研档案的宏观管理和监督检查，院档案馆负责科研档案的业务培训和指导，各项目承担单位具体负责科技档案的材料收集、整理和归档工作，项目负责人必须配合项目承担单位建立项目科技档案。

第二章  科技档案文件材料的形成及要求

第七条  科技项目课题组是科技档案文件形成的主要来源，具体承担科研文件材料的形成、积累，包括下列内容：

（一）科研准备阶段：科研立项建议，专家论证意见，课题审批文件、任务书、委托书，开题报告，调研报告，方案论证和合作协议书、合同，经费预算等文件。

（二）研究实验阶段：实验、测试、调查、考察等的各种原始记录，数据处理材料、综合分析、设计等的文字说明和图纸，阶段小结、讨论记录、执行情况、年度报告，取得的阶段性成果，样品、标本等实物目录，重要的来往技术文件，业务和技术交流活动、会议等记录材料，经费使用情况等。

（三）鉴定（评价）验收阶段：研究报告、专题报告、技术性报告、总结报告，研究论文、著作、标准、品种证书，专利申请书或证书原件和影印件等，专家评审意见、鉴定（评价）会材料（代表名单、会议记录、鉴定（评价）意见等）、鉴定（评价）证书、验收证书，推广应用证明，宣传报道，经费决算材料等。

（四）奖励（成果）申报阶段：科研成果登记表，奖励（成果）申报材料以及审批材料，科研成果获奖材料（奖杯、奖章、证书等）原件和影印件，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。

（五）推广应用阶段：转让合同、协议书，推广应用方案、总结，扩大生产的设计文件、工艺文件，生产定型鉴定材料、转让合同、用户反馈意见等。

第八条  科技项目获得与科技项目预期目标不相符的结果，或因故中断、终止、撤销的科技项目文件材料均应归档。

第九条  科技项目档案文件材料包括纸质文件、电子文件数据和声像载体材料。归档的科研文件材料应当是原件（定稿），根据需要可以复制若干份。其材质、编写质量应符合档案材料的有关要求，务必保证内容真实、准确、齐全，不得随意更改、编造。

第三章  科技档案的建设与移交

第十条  科技项目立项后，承担单位科研管理部门须及时向项目组下达建档任务。

第十一条  项目负责人提出建档计划，指定专人负责科研项目文件材料的收集、整理、立卷。档案建设人员可由课题组成员担任，也可由本单位科技或档案管理部门人员担任。

第十二条  项目组科研人员从项目的申报、开题、研究过程到结题，在科研活动的每一个阶段，都须按照归档范围收集、积累、整理所形成的科技项目文件材料，及时交给项目档案建设人员。

第十三条  档案建设人员按科技档案立卷要求，及时对收集到的科研项目文件材料进行整理、立卷，做到项目文件材料标准统一、标题简明、标识清楚、字迹工整、数据准确、图表整洁、图样清晰、签字盖章手续和形成日期完备。

第十四条  每个科研项目进行鉴定（评价）、验收之前，须由本单位档案部门（或科研管理部门）对项目归档的科研文件材料加以审查，审查通过后方能参加项目鉴定、验收。

第十五条  项目通过结题验收后一个月内，项目组按要求组织整理好完整的科技档案文件材料，经所在单位档案管理部门（或科研管理部门）审查合格后，办理文件归档手续。未办妥文件材料归档手续的，不予进行科研成果登记与申报奖励。

第十六条  由若干单位协作或合作完成的项目，主持单位应负责项目重要文件材料的收集、归档工作，或者按照协议条款立卷归档；协作或合作的单位应负责其承担项目产生科技文件材料的收集、归档工作，并将阶段或结论性文件材料，报主持单位归档。若确系涉及协作单位或者该单位科技人员的合法权益，应当在协议书或者委托书中明确科研文件材料的归档和归属。

第十七条  项目承担单位档案管理部门（或科研管理部门）在项目结题验收后两个月内，向院档案馆移交科技档案材料。移交时应当编制移交清单一式两份，双方签字后各执一份存查。对不符合要求的，档案馆有权不予接收，后果由项目负责人和项目承担单位承担。

第四章  科技档案的管理与利用

第十八条  科技档案由院档案馆根据相关管理办法统一管理。

第十九条  各科研单位应当充分开发、利用科技档案资源，并遵从相关规定。

第二十条  保密科研项目档案管理按照国家和院有关规定执行。

第二十一条  严格执行国家保密和保护知识产权等法规，确保科研秘密和科研项目档案的安全，保护院所和科研人员的知识产权等合法权益。对擅自将科研档案或其复制件出售、赠送，泄露技术机密，侵犯院所合法权益，造成经济损失者，依法追究当事人经济责任及法律责任。

第五章  监督保障要求

第二十二条  科研项目归档工作是评价各科研单位科研管理工作的重要组成部分，院科技处组织有关部门不定期对各科研单位科研项目档案管理进行抽查，各科研单位科研管理部门和档案室须每年对课题组科研项目归档情况进行定性定量考核和公示，对拒不归档的项目组和单位给予处分或停止相关项目申报。

第六章  附则

第二十三条  院属各科研单位应根据本指导性意见，制定相应的科技项目档案管理办法或实施细则，并报院科技处备案。

第二十四条  本指导性意见由院科技处和院档案馆负责解释。

第二十五条  本指导性意见自印发之日起实施。