中国热带农业科学院会议费管理办法

第一章 总则

第一条 为进一步加强和规范院会议费管理，厉行节约，精简会议，改进会风，提高会议效率和质量，节约会议经费开支，根据《中央和国家机关会议费管理办法》（财行〔2016〕214号）和《中共中央办公厅 国务院办公厅印发<关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见>》，结合我院实际情况，修订本办法。

第二条  院本级及院属单位会议的分类、审批和会议费管理等，适用本办法。

第三条  会议应当实行分类管理、分级审批。要坚持厉行节约、反对浪费、规范俭朴、务实高效的原则，严格控制会议数量和规模，规范会议费管理。

第四条  会议费应纳入部门预算，并单独列示。各单位、各部门应当严格会议费预算管理，控制会议费预算规模，无会议费预算不得开支会议费。会议费预算要细化到具体会议项目，执行中不得突破。

 

第二章 管理职责

第五条  院办公室的主要职责

（一）负责行政类会议的审核管理；

（二）牵头制定院会议费管理办法；

（三）上报下达院本级会议计划；

（四）牵头对院年度行政类会议计划执行情况进行监督检查。

第六条  财务处的主要职责

（一）参与制定院会议费管理办法；

（二）负责院本级会议费预算管理，指导各单位进行会议费预算管理；

（三）对院会议费预算执行情况进行监督检查。

第七条  各单位、各部门的主要职责

（一）编报年度会议计划及会议计划执行情况，加强对会议费使用的内控管理；

（二）报备会议计划；

（三）编报并严格执行会议费预算，做好相应的会议费管理和会计核算工作，对会议费报销进行审核把关，确保票据来源合法，内容真实、完整、合规。

 

第三章 会议分类和审批

第八条  会议分类

一、行政类会议

（1）报农业部办公厅批准的院本级召开的会议；

（2）院属单位报院备案召开的会议。

二、科研项目类会议

指根据院所科研需要举办的业务性会议（如学术会议、研讨会、评审会、验收会、座谈会、答辩会）等。

三、社团类会议

指挂靠我院协会、学会、团体召开的会议（如学术会议、研讨会、年会、评审会）等。

第九条  会议审批和要求

各单位、各部门应当建立会议计划编报和审批制度，年度会议计划，包括会议数量、会议名称、召开的理由、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数、所需经费及列支渠道等（见附件1）。

一、行政类会议

1. 各部门应当于每年11月底前，将下一年度会议计划报院办公室审核汇总，经院常务会通过后报送农业部审批，列入单位年度会议计划并执行。

2. 各单位会议计划由各（所、站、中心、场、中学）务会通过后报院办公室汇总，经院常务会审批后列入本单位年度会议计划并执行。

二、科研项目类会议

各类科研项目经费召开的会议依据科技部、农业部等项目主管部门科研项目经费有关要求，按照实事求是、精简高效、厉行节约的原则，由项目承担单位按项目要求编制年度会议计划并执行。

三、社团类会议

各类社团项目经费召开的会议，根据社团的要求按程序报批。

第十条  严格会议计划管理。年度会议计划一经批准，原则上不得调整，对农业部等上级主管部门交办确需临时增加的会议，按规定程序报批后执行。未按规定程序批准，不得召开会议。

第十一条  行政类会议和社团类会议会期均不得超过2天，其中：传达、布置类会议会期不得超过1天。会议报到和离开时间，合计不得超过2天。

科研项目类会议根据实际情况，按项目实际要求确定。

第十二条  严格控制会议规模。

行政类会议参会人员不得超过50人。其中，工作人员控制在会议代表人数的10%以内。实际参会人员不得超过批准后的年度会议计划确定的人数。

科研项目类会议可根据按项目实际要求确定会议规模。

社团类会议按要求确定参会人数，原则上不得超过150人。社团类举办的全国性或国际性学术会议等，会议规模可根据实际情况以及社团相关规定执行。

第十三条  各单位、各部门召开会议应当改进会议形式，充分运用网络、视频等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。传达、布置类等非涉密会议、典型经验交流等会议，应优先采取视频会议方式召开。

视频会议的主会场和分会场应控制规模，节约费用支出。

第十四条  对不能够采用视频且需要在院外召开的会议实行定点管理，应当到定点会议场所召开，按照协议价格结算费用。未纳入定点范围，价格低于会议费综合定额标准的单位内部会议室、宾馆、招待所、培训中心，可优先作为本单位或本部门会议场所。

不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。无外地代表且会议规模能够在单位内部会议室安排的会议，原则上在单位内部会议室召开，不安排住宿。

第四章 会议费开支范围、标准和报销支付

第十五条  会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议场地租金、交通费、文件印刷费、医药费等。

交通费指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。会议代表参加会议发生的城市间交通费，应按照差旅费管理办法的规定回所在单位报销。

第十六条 科研项目类会议和社团类会议因工作需要，会议代表参加会议所发生的城市间交通费，原则上按差旅费管理规定由所在单位报销；因工作需要，邀请国内外专家、学者和有关人员参加会议，对确需负担的城市间交通费、国际旅费，可由主办单位在会议费或差旅费中报销，不计入会议费综合定额标准，但其费用支出不得突破年度预算。

第十七条  会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。

会议费综合定额标准如下：

单位：元/人天

会议类别	住宿费	伙食费	其他费用	合计
行政类会议 科研项目类会议 社团类会议	340	130	80	550

注：科研项目类会议费综合定额，如参会代表有三分之一以上国内外知名专家出席的，最高可上浮20%；因海南特殊地理位置，旺季（11月—2月）举办科研项目类会议的，最高可上浮30%（仅限海口市）；如上述两种情形同时存在，则最高不得突破综合定额的50%。。

综合定额标准是会议费开支的上限，各单位、各部门应在综合定额标准以内结算报销。

各单位、各部门在内部会议室、报告厅召开会议，且不发生住宿费、交通费等费用的，伙食费不得超过上述伙食费开支标准。

第十八条  行政类会议费由会议召开单位承担，不得向参会人员收取，不得以任何方式向下属机构、企事业单位、地方转嫁或摊派。

各单位会议费支付，应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行，以银行转账或公务卡方式结算，禁止以现金方式结算。具备条件的，会议费应由财务部门直接结算。

   第十九条  科研项目类会议和社团类会议费预算实行“收支两条线”管理，收取的会议费应足额及时汇入承办会议单位财务账户，严禁坐收坐支、截留挪用会议费。

第二十条 委托中介机构协办会议的，应签订会议服务合同（协议），并按合同（协议）约定支付佣金或服务费。严禁将会议费收支委托中介机构管理及核算。

第二十一条 各单位在会议结束后应当及时办理报销手续。会议费报销时应当提供会议审批文件、会议通知及实际参会人员签到表、会议执行对照表、定点会议场所等会议服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单等凭证。财务部门要严格按照规定审核会议费开支，对未列入年度会议计划，无会议费预算以及超范围、超标准开支的经费不予报销。

 

第五章 会议费公示和年度报告制度

第二十二条  各部门于每年1月底前，将上一年度会议计划和执行情况（包括会议名称、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数、经费开支及列支渠道等，见附件2）报院办公室，院办公室汇总后报农业部办公厅。

第二十三条  院办公室每年将非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在院内公示。

 

第六章 监督检查和责任追究

 第二十四条  院办公室、院财务处、院监察审计室对各单位会议计划执行和会议费管理使用情况进行监督检查。主要内容包括：

（一）会议计划的编报、审批是否符合规定；

（二）会议费开支范围和开支标准是否符合规定；

（三）会议费报销和支付是否符合规定；

（四）会议会期、规模是否符合规定，会议是否在规定的地点和场所召开；  

（五）行政类会议是否向下属机构、企事业单位或地方转嫁、摊派会议费；

（六）会议费管理和使用的其他情况。

第二十五条  进一步改进会风。严禁借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。

各单位、各部门应严格执行会议用房标准，不得安排高档套房；会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量，安排自助餐，严禁提供高档菜肴，不安排宴请，不上烟酒；会议会场一律不摆花草，不制作背景板，不提供水果。

不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；不得额外配发洗漱用品。

第二十六条  违反本办法规定，有下列行为之一的，依法依规追究会议举办单位和相关人员的责任。

（一） 计划外召开会议的;

（二） 以虚报、冒领手段骗取会议费的;

（三） 虚报会议人数、天数等进行报销的;

（四） 违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的;

（五） 违规报销与会议无关费用的;

（六） 其他违反本办法行为的。

第七章 附则

第二十七条  各单位应当按照本办法规定，结合本单位业务特点和工作实际，制定本单位会议费管理具体规定。

第二十八条  本办法由院办公室和院财务处负责解释，自2016年9月1日起施行。原《中国热带农业科学院会议费管理办法》（热科院办〔2014〕133号）同时废止，此前我院有关文件与本办法不一致的，以本办法为准。