院办发〔2008〕32号

各单位、各部门：
　　《中国热带农业科学院公文处理办法》（试行）已经2008年5月30日院务委员会会议审议通过，批准试行，现印发给你们，请认真组织学习并遵照执行。
　　特此通知。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　中国热带农业科学院公文处理办法（试行）

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　第一章　总则
　　第一条  为进一步提高公文处理质量和效率，增强公文处理的规范性、便捷性和可操作性，促进我院公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）和农业部发布的《农业部公文处理办法》（农办发〔2000〕22号）以及国家行政机关公文格式（GB/T　9704-1999），结合我院实际，制定本实施细则。
　　第二条  本办法所指公文是指院机关在履行职能过程中形成以及接受的具有法定效力和规范体式的文书，是我院依法管理和进行公务活动的重要工具。
　　第三条  公文处理是指公文接收、登记、办理、管理、立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
　　第四条  公文处理应当坚持务实、规范、便捷、高质、高效、保密的原则，做到及时、准确、安全。
　　第五条  院属各单位、机关各部门负责人应当高度重视公文处理工作，切实加强对本单位（部门）公文处理工作的领导、指导和检查。机关各部门全体工作人员必须严格执行本办法。
　　第六条  院办公室负责主管院机关公文处理工作，指导机关各部门、院属单位公文处理工作。
　　第七条  院属各单位、机关各部门要指定专人（专职或兼职）负责公文处理工作。公文处理人员应当具有较高的政策水平、公文写作能力和相关农业科技知识以及强烈的责任心；要坚持原则，忠于职守。各级管理人员应学习和掌握一定的公文处理知识。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　第二章  公文种类
　　第八条  院机关适用的公文种类主要有：
　　（一）决定
　　适用于对重要事项或重大行动作出安排；奖惩下属单位及有关人员；变更或者撤销下属单位不适当的决定事项等。
　　（二）通知
　　适用于批转下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；发布规章制度；任免人员等。
　　（三）通报
　　适用于表彰先进，批评错误；传达重要精神和情况。
　　（四）报告
　　适用于向上级机关汇报工作，反映情况；答复上级机关的询问。
　　（五）请示
　　适用于向上级机关请求指示、批准事项。
　　（六）批复
　　适用于答复下级机关的请示事项。
　　（七）意见
　　适用于对重要问题提出指导性见解和处理办法。
　　（八）函
　　适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项等。
　　（九）会议纪要
　　适用于记载、传达、通报会议情况和议定事项。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　第三章 公文格式
　　第九条  公文一般由密级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、会签人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
　　第十条  公文版式要求：
　　（一）公文用纸采用国际标准A4型纸(210mm×297mm)，双面印刷、左侧装订、不掉页。版心为：156mm×225mm（不含页码）；附件用纸应当与主件一致，并一起装订；张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
　　（二）眉首，由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等部分组成。
　　1.涉及国家秘密的公文，应当在首页版心右上角分别标明密级（“绝密”、“机密”、“秘密”）和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当在首页版心左上角标明份数序号。
　　2. 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。如需要同时标识密级、保密期限和紧急程度的，按照秘密等级、保密期限并列在上、紧急程度在下的次序用３号黑体字分两行顶格标识在公文首页版心右上角，密级与保密期限中间用“★”隔开。函件的密级和保密期限标识在公文标题左上角。
　　3.发文机关标识：发文机关标识一般由发文机关全称或者规范化简称加“文件”两字组成，会议纪要一般由会议名称加“会议纪要”组成；信函式公文可只标识发文机关。联合行文可用主办机关名称作为发文机关标识，也可用联合行文的机关名称作为发文机关标识，但应当将主办机关排列在前；如联合行文机关过多，应当保证公文首页显示正文。
　　4.发文字号：发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文只表明主办机关发文字号；发文字号一般标注在发文机关标识之下、红色反线上方居中；只用发文机关名称作发文机关标识的公文，发文字号一般标注在武文线之下，公文标题之上的右侧；发文字号用3号仿宋体字；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
　　5.签发人：上行文应当注明签发人姓名，同时可标明会签人姓名；签发人和会签人姓名标识在发文机关标识之下、红色反线以上右侧位置，同时发文字号移至左侧；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。签发人为两人以上的，其姓名竖式平排，主办机关签发人姓名排列在上，其他机关签发人姓名在主办机关签发人姓名之下，按照发文机关依次排列。
　　（三）主体，包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文日期、附注等部分。
　　1.公文标题：公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关；公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；公文标题用２号小标宋体字，可分一行或者多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
2.主送机关：主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称；主送机关在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋字体标识。
　　3.公文正文：文字从左至右横写、横排；公文正文在主送机关名称下1行，左空2字，用3号仿宋字体，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每页22行，每行28个字。
　　4.附件：公文附件，指对公文具有补充、说明性的附加文字材料，应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称；附件说明在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识；如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1. ××××”）；附件名称后不加标点符号；附件一般与正文一起装订。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或者带序号）；征求意见的文本作为附件的，可另行印制。
　　5.印章，公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章；联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章；单一机关发文或者两个机关联合发文，落款处不署发文机关名称，只盖发文机关印章；３个以上机关联合发文，必须在落款处署发文机关名称并加盖印章，同时将主办机关排列在前。
　　当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应当采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
　　6.成文日期：用汉字将年、月、日标全，零写为“〇”。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。
　　7. 附注：公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加圆括号标注，并左空两字标识在成文日期的下一行。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识。
　　（四）版记，包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
　　1.主题词：公文应当根据内容标注主题词，主题词参照《国务院公文主题词表》和《农业部公文主题词表》；主题词顶格标注在公文末页、抄送栏的上方，“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识；词目用3号小标宋体字。标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映公文内容的词，最后标反映公文种类的词，一份公文的主题词，除类别词外，最多不超过５个词目。
　　2. 抄送机关：抄送机关指除主送机关外需要执行或者知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称；“抄送”和抄送机关在主题词下1行，左右各空1字，用3号仿宋体字标识；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；最后一个抄送机关后标句号。
　　3. 印发机关和印发日期：印发机关位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字；印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。院发文和办公室发文的印发机关为中国热带农业科学院办公室（简称“热科院办公室”）。
　　第十一条  公文中各组成部分的标识规则，除本细则已作规定外，按照《国家行政机关公文格式》执行。
　　第十二条  信函式格式：主要是指用于处理日常事务的平行文或下行文。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　第四章 行文规则
　　第十三条  行文应当确有必要，注重效用。
　　第十四条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级行文时，应抄送越过的机关。
　　第十五条  院可以独立或与同级事业单位、社会团体联合对外或对院属单位（部门）行文；院机关各部门（院办公室、人事处、机关党委除外）除以函的的形式商洽工作、询问和答复问题外，不得对外正式行文。
　　第十六条  同级单位可以联合行文。
　　第十七条  部门之间对有关问题未经协商一致，或者未经上级机关批准裁决的不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或者撤销。
　　第十八条  除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以本单位名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
　　第十九条  “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如果确需同时发送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
　　第二十条  “报告”中不得夹带请示事项。
　　第二十一条  受双重领导的单位向上级机关行文，应当注明主送机关和抄送机关，需要答复的问题由主送机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应抄送另一个上级机关。
　　第二十二条  我院公文分为《中国热带农业科学院文件》、《中国热带农业科学院办公室文件》、《会议纪要》三类。
　　（一）中国热带农业科学院文件
　　发文机关标识为“中国热带农业科学院文件”，代字为“热科院×”的发文适用于下列事项（其中代字为“热科院发” 的主要适用于重要、重大、全局性的事项；“热科院×”的主要适用于某个方面为主的事项）：
　　1.需要向农业部请示、报告的重大事项；
　　2.公布我院制定的有关政策、重大措施、规章制度；
　　3.印发、转发农业部领导的重要讲话；
　　4.制定或调整院中长期规划、专项发展规划；
　　5.重大奖惩决定；
　　6.确定或调整院属各单位方向任务、管理体制、机构设置和人员编制等重大事项；
　　7.向农业部或有关部委的业务部门请示或通报有关情况；
　　8.向地方政府及其部门请示、报告或商洽工作；
　　9.下达或调整院年度计划和财务、物资、基建计划等；
　　10.与有关单位的联合发文；
　　11.重要的外事活动；
　　12.对院属单位请示重大问题的批复；
　　13.公布需要院各单位、各部门周知的重要事项；
　　14.其它确需以院名义行文的事项。
　　发文机关标识为“中国热带农业科学院”， 代字为“热科院×”的发文适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题。
　　（二）中国热带农业科学院办公室文件
　　发文机关标识为“中国热带农业科学院办公室文件”，代字为“院办×”的发文适用于下列事项（其中代字为“院办发” 的主要适用于重要或普遍性事项；“院办×”的主要适用于某个方面为主的事项）：
　　1.向院属各单位行文；
　　2.通知召开全院性的会议。
　　3.询问、答复院属单位有关问题、布置工作；
　　4.节假日放假通知；
　　5.转发上级有关文件，印发院工作会议报告、院领导讲话等；
　　6.其它确需以院办公室名义行文的事项。
发文机关标识为“中国热带农业科学院办公室”，代字为“院办×”的发文适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题。
　　（三）会议纪要
　　发文机关标识为“中国热带农业科学院院务委员会会议纪要”、 “ 中国热带农业科学院院长办公会会议纪要”的公文分别适用于记载、传达院务会和院长办公会会议情况和议定事项。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　第五章 发文办理
　　第二十三条  发文办理是指制发公文的过程，一般包括草拟、审核、复核、登记、会签、签发、缮印、用印、分发等程序。
　　第二十四条  草拟公文，是在领导决策过程中一项重要的参谋工作，起草重要公文，应当由领导干部亲自动手或亲自指导、主持进行。
　　第二十五条  公文拟稿应当做到：
　　（一）符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规，提出的政策、规定、措施切实可行。
　　（二）公文内容必须情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
　　（三）根据行文目的、单位的职权及与主送机关的行文关系确定公文文种。
　　（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并据实注明紧急程度。特别紧急的下行公文，可以以电子公文的形式发出，随后补发正式公文。
　　（五）公文中的人名、地名、物名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应写明具体年、月、日。
　　（六）公文结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
　　（七）必须使用国家法定计量单位。
　　（八）文中使用非规范化简称时，应当先用全称并注明简称。使用国际组织的外文名称或其缩写形式，在文中第一次出现时应注明准确的中文译名。
　　（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
　　（十）办文依据或背景材料应作为参阅件。如对正文进行解释或说明时，应附起草说明或补充说明。
　　（十一）按规定标注主题词。
　　（十二）严格执行有关保密规定，需要在印发的正式文件中标明秘密等级的，标注在密级栏内。
　　（十三）按办文时限要求合理标注缓急程度。需要在印发的正式文件中标明缓急程度的，标注在缓急程度栏内。
　　（十四）拟制公文，对涉及其它部门职权范围的事项，主办单位应当提出明确的办理时限要求，并主动与有关部门协商一致。相关部门应积极配合。经协商不能达成一致意见的，协办部门应出具书面意见，由主办部门在《公文呈报说明》中如实说明，连同协办部门的书面意见一并报请院领导协调或裁定。
　　我院主办的联合发文，主办部门应当主动与有关方面协商，取得一致意见后方可行文。如有分歧，主办部门应当及时报请主管院领导出面协调；仍不能取得一致意见的，可以列明各方理据，提出建设性意见，并与相关部门会签后报请联合行文各方单位主要领导协调。
　　外单位、部门主办的联合发文或会签文，由办公室根据公文涉及的内容交相关部门提出会签意见。涉及多个部门职能的，应明确牵头部门。对文稿有原则性修改意见的，承办部门应主动与主办部门进行沟通和协商，达成一致意见的，应直接在原稿上修改或另纸提出书面修改意见；经沟通和协商仍存在分歧的应明确是否同意会签并书面说明理由。
　　第二十六条  公文审核。公文审核实行分级审核制度。各级审核人员必须认真履行岗位职责，严格把关，有效控制公文数量，确保发文质量。
　　院发文和办公室发文审核程序如下：
　　（一）公文主办部门对公文质量负主要责任，在拟制公文的各个环节，主办部门的拟稿人、业务分管负责人、部门负责人必须切实承担起审核责任，严格把好公文出口关。
　　1.主办单位公文涉及的业务分管负责人负责初审，重点审核文稿内容、数据的准确性，是否符合草拟公文的有关要求。
　　2.主办单位负责人负责复审。重点审核文稿的内容是否符合国家方针、政策和有关法规以及农业部的有关规定，文稿的观点是否正确，文稿中所提措施是否切实可行，是否超越本部门业务和职权范围，文字表述是否准确。并核签需要会签的单位、部门，提出需要签阅和签发的院领导。
　　（二）院办公室对公文质量负监督检查责任，在文稿送有关负责人签发前，负责对文稿进行全面审核。其中重点审核：是否确需行文，行文程序是否规范，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。此外，应对文稿作全面的审核、修改，严格把好文字关。
　　第二十七条  会签。凡涉及其它部门的业务和职权范围的公文，文稿在送院办公室主任（副主任）会签之前，应当先送有关部门领导会签审核。未协调一致和未经会签的公文，不得送院领导审阅、签发。
院机关内部会签文件时，拟稿部门可针对不同事项提出不同的时限要求，一般不应少于1个工作日。协办部门应在规定时间内会签文件或提出书面答复意见。协办部门逾期不反馈意见，视为同意主办部门意见。
　　第二十八条  公文签发。
　　（一）签发权限。院各类公文的签发权限，按《中国热带农业科学院工作规则》有关规定执行。
　　1.院发文原则上由院长签发
　　2.上报农业部以及其它中央部委、地方省级机构的发文，原则上经分管副院长审核后，由院长签发。
　　3.其他院发文，一般由分管副院长签发，如涉及事项重大或分管副院长认为有必要，可报院长签发或审阅。
　　4.院领导已经通过一定形式批示同意的院发文经有关院领导授权，可由院办公室主任、相关部门负责人签发。
　　5.遇有紧急公文或负责审核和签发的院领导不在院内时，由院办公室通过传真或电子邮件等方式请示有关领导后发文，待院领导回院后履行补签手续。
　　6．我院主办的联合发文，本院签发后再送联合发文单位（部门）签发。其他单位（部门）主办的联合发文或会签文，由有关院领导会签。
　　7.办公室发文原则上由办公室主任、副主任签发；如有需要，可由院办公室主任、副主任审核后报请分管副院长或院长签发；询问或答复有关部门问题、审批事项、布置工作的发文，由主办部门负责人签阅，办公室复核、签发。
　　8.已经签发的文稿，其他人员不得再作改动，确需修改的，须经签发人同意。
　　(二)签发方法
　　1.拟制、签发、会签、审核、修改公文一律使用蓝色或黑色墨水的钢笔、签字笔、毛笔，不允许使用圆珠笔、铅笔、色彩笔。
　　2. 签发人应在发文稿纸首页的签发或会签栏中写明“发”、“同意”等字样的批示意见，并签上姓名和年、月、日。如果文稿还需征求有关负责同志的意见，可注明“请×××同志阅后发”，其他审阅人圈阅视为同意。
　　3.签发和审核文稿时，不要把审改意见写在文稿左侧装订线外，以免装订压字，影响文稿查阅。
　　第二十九条  复核。公文签发后，应由院办公室文秘部门负责复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。并进行编号、登记，根据保密要求和事项轻重缓急，分别标注密级和紧急程度，即行发稿、缮印。
　　第三十条  印制。要严格控制公文印制数量，公文承办单位应按主送、抄送单位、分送领导和留存数量计算印刷份数。其中院属各单位报院的请示、报告各3份。
　　第三十一条  校对。公文在用印前必须进行校对，校对无误后方可用印。
　　第三十二条  用印。“中国热带农业科学院”、 “中国热带农业科学院办公室”印章，由院办公室负责监印。
　　第三十三条  分发。公文由主办单位分发。院内单位分发需由接收人签收；邮寄的公文应挂号邮寄，上报农业部的公文应特快专递邮寄；重要文件、保密文件由主办单位编号，院办公室机要员签收通过机要交换站封发。
　　第三十四条  院网公布。根据院务公开有关规定，应当让广大职工知晓且不涉密的文件可在院网上公布；院办公室统一管理在院网上发布院机关行政性文件或汇编出版文件等事宜；在院网公布公文需由主办部门报请院办公室批准同意。
　　第三十五条  发文一律填写发文稿纸。用计算机草拟和修改文稿，应当保留领导的修改稿，作为原稿存档。
　　第三十六条  公文原稿及正式文件2份由院办公室存档。
　　第六章 收文办理
　　第三十七条  收文办理，是指对收到公文的办理过程，包括签收、审核、登记、拟办、批办、承办、催办、注办等程序。
收文办理应当做到及时、准确，主次分明，手续严密。
　　第三十八条  主送我院的收文，应当由办公室统一处理。机关各部门对直接收到的外部门主送我院的收文，应及时送办公室统一处理。
　　第三十九条  对国务院领导、农业部领导的重要批示件，农业部下发或交办的公文以及院领导批示上报农业部等上级机关的批示件，应作为紧急公文优先办理。办理完毕应主动将办理情况和办复时间及时报院办公室，以便及时向院领导反馈。
　　第四十条  签收、审核与登记
　　（一）签收。接收公文必须履行签收手续。院外单位主送我院的公文直接进入登记程序，院属各单位（机关各部门）上报的公文进入审核程序经审核通过后进入登记程序。
　　（二）审核。机关各部门和院属单位上报的公文，院办公室文秘部门应当进行审核，审核的重点是：是否符合行文规则，公文内容是否符合国家方针政策和院有关规定，文种的使用、公文标题、主送机关、发文字号、发文机关的标识等公文格式是否符合规范。
　　对不符合《国家行政机关公文处理办法》和本实施细则规定，有下列情况之一的公文，经院办公室主任或分管的院办公室副主任批准后，可以退回来文单位并说明理由：
　　1.内容不符合国家法律、法规和其他有关规定的；
　　2.要求办理或者解决的事项不属于我院职权范围或者不应当由我院受理的；
　　3.无特殊情况而越级请示、报告的；
　　4.属于院机关部门或院属单位职权范围内处理的事项而要求院处理的；
　　5.内容涉及有关部门但未经与有关部门协商一致，或者虽经协商但没有如实反映有关部门意见、不符合会签程序的；
　　6.一文多事，多头请示或者不盖印章的；
　　7.“报告”中夹带请示事项的；
　　8.上行文未按照要求注明签发人或者签发人不是主要负责人而未附说明的；
　　9.“请示”未在附注处注明联系人的姓名和电话的；
　　10.代上级部门草拟或者送审的文稿，未附上相关的文件、法规和材料的；
　　11.其他违反国家行政机关公文处理办法和本实施细则规定的。
　　（三）登记。登记内容应包括收文日期、发文机关、文号、标题、密级、份数、承办单位、缓急程度及办理时限等。
　　第四十一条  分类办理。上级、同级机关等来文和经审核符合《国家行政机关公文处理办法》和本实施细则规定的公文，我院实行分类处理，收文分为阅办件和阅知件两种。
　　（一）阅办件：包括农业部等有关部委、农业部各司局等上级部门来文交办事项；平级单位来文需回复或办理事项；院属各单位、机关各部门来文中需要回复或办理的事项。
　　办理程序如下：由院办公室领导提出拟办意见呈送院领导批示，或直接批转院机关各部门办理。
　　1.摘要。院办公室文秘部门认真仔细阅读文件内容，撰写文件摘要后送院办公室领导提出拟办意见。
　　2.拟办。院办公室主任或分管副主任提出拟办意见。
对于上级或同级部门来文，由院办公室领导提出拟办意见呈送分管院领导批办，分管院领导视来文事项的重要程度提请院主要领导批办；对于需要办理日常事务性或具体的工作事项，由院办公室直接批转院机关部门或院属单位办理。
　　对于院属单位、院机关部门来文需要回复或审批办理的事项，由院办公室批转来文涉及的机关部门、院属单位提出意见，再报分管领导批办；分管院领导视来文事项的重要程度提请院主要领导批办。
　　3.批办。由院主要领导或分管领导审阅院办公室拟办意见并提出批办意见。
　　4.分发。院办公室根据拟办或领导批办意见分发公文，分发应准确、及时、主次分明、手续严密。无时限的公文，应当在收文的当日分送。特急公文应当随到随分，不得拖延、积压。
　　5.承办。承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得拖延、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时向院办公室说明。对不属于本部门业务和职权范围或者不宜由本部门办理的，应经部门主管领导签署意见后，及时退回院办公室文秘部门并说明理由。
各承办部门应在规定的时限内办结。文中没有规定时限的，按下列规定的时限办理：农业部等上级机关来文，一般不超过3个工作日；其他有关单位来文，一般不超过5个工作日；院领导交办送取的紧急机要公文，应按时限要求办理；特急件随时办理。
　　具体业务的分管院领导出差在外的，由院办公室批转机关职能部门提出办理意见并由职能部门通过电话、邮件等方式请示分管院领导办理。
　　6.催办。建立健全公文的催办制度，加强公文的催办工作。要做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。院办公室文秘部门负责对各公文承办单位的催办工作。院属各单位文秘部门负责对本单位承办公文的催办工作。
　　（1） 催办范围包括：
　　①对已列入院督查工作规定督查范围的事项，按该规定要求加强督查工作。
　　②农业部等上级机关来文需要办复的事项。
　　③各省、自治区、直辖市、计划单列市农业主管部门、科技主管部门、农（牧）业科学院及其它有关单位来文需办复的事项。
　　④院属各单位上报院的请示、报告、函等需要办复的事项。
　　（2）催办办法：
　　①催办可采取电话、发公文催办单、到各单位了解情况等方式进行。
　　②承办单位对承办公文拖延时间过长或屡催不办的，院办公室文秘部门负责催办工作的同志可直接向承办单位的领导发公文催办单；凡拖延办理时间的，均需说明情况，并由单位领导签字。
　　③呈送院领导批阅的公文，5个工作日内未得到批复的，主办单位可到院办公室查询。
　　7.注办。办理完毕的公文由承办部门向院办公室回复，院办公室文秘部门注办并归档。
　　（二）阅知件：不需要回复或办理的阅知性文件
　　由院办公室文秘部门定期汇编成册，呈送院领导阅知。院领导签阅过程中认为应当让院属单位和机关部门知晓的，经院领导批示由院办文秘部门复印分发至有关单位、部门阅知；院办公室领导或院办公室文秘部门认为机关有关单位和部门有必要知晓的，也可复印分发至有关单位、部门阅知。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　第七章 公文归档
　　第四十二条  公文办理完毕，应当按照档案法和我院档案管理工作的有关规定，及时整理立卷归档。任何个人不得保存应当归档的公文。
　　第四十三条  归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理立卷，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。
　　第四十四条  联合办理的公文，我院为主办单位的，由拟稿部门将会签后的原件交院办公室归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。
　　第四十五条  归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
　　第四十六条  拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　第八章 公文管理
　　第四十七条  院公文由院办公室文秘部门统一收发、审核、用印、归档和销毁。
　　第四十八条  涉密公文的使用和管理按照有关保密法规进行管理。
　　第四十九条  公文复制件作为工作办理使用时，应加盖复制机关的证明章。
　　第五十条  院内设机构合并时，全部公文应当随之合并管理。院内设机构撤销时，需要归档的公文，整理后按有关规定移交档案部门。
　　第五十一条  公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
　　第五十二条  不具备保存和查考价值的公文，经过鉴别和本单位负责人批准，可以销毁。
　　第五十三条  销毁秘密公文应当到指定场所，由2人（含）以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　第九章  电子公文
　　第五十四条  院大力推进电子政务办公系统建设，公文办理视条件逐步实行计算机自动化处理。在电子政务办公系统未建立应用前，鉴于我院单位地域分散的原因，为提高公文办理效率，可以使用公共网络发送非涉密公文，发布的公文在我院内部具有行政效力，可以作为内部处理公务的依据。院属单位要安排专人负责登录邮箱管理文件。正式文件寄达后和已经处理的电子公文打印稿一并存档。
　　第五十五条  院机关内部发送的各类布置性、告知性、事务性公文，应采用电子公文。既有电子公文，又有纸质文件的，以纸质文件为准。需要对院以外的其他单位发送的公文，应当制成纸质文件。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　第十章  管理责任
　　第五十六条  院机关各部门主要负责人对本部门拟制的公文质量负责。经院办公室审核后，呈报院领导签发的文件出现质量问题，由院办公室复审负责人负责。
　　第五十七条  对文件质量出现的问题，追究有关领导和工作人员的责任。责任追究方式包括：对责任人提出口头批评、通报批评。出现严重质量问题的，在本部门范围内进行检查。
　　第五十八条  院办公室每半年通报一次公文处理情况，每年通报一次公文归档情况，公布各单位、各部门公文处理工作的成绩和存在的问题
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　第十一章 附 则
　　第五十九条  本办法自公布之日起施行。在此以前下发并施行的公文处理办法同时废止。
　　第六十条  本办法由院办公室负责解释。


附件：1.中国热带农业科学院文件（上行文）格式
　　2.中国热带农业科学院文件（平行文、下行文）格式
　　3.中国热带农业科学院函件格式
　　4.中国热带农业科学院办公室文件格式
　　5.中国热带农业科学院办公室函件格式
　　6.中国热带农业科学院发文稿纸
　　7.中国热带农业科学院公文呈批表